1.1. Administrator – Administrator – Mimesis Ewa Kurlenda z siedzibą w Gdańsku (ul. Nad jarem 39a, 80-135 Gdańsk)
1.2. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej
do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających
fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną
tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz
informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
1.3. Polityka –Polityka prywatności.
1.4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE.
1.5. Strona internetowa – strona internetowa prowadzona przez Administratora pod adresem
konferencja-medycyny-podrozy.pl.
1.6. Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z usług czy funkcjonalności opisanych w
Polityce.
2.1. W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Portalu Administrator zbiera dane
w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także
informacje o aktywności Użytkownika w Portalu. Poniżej zostały opisane szczegółowe
zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania
z Portalu przez Użytkownika.
KORZYSTANIE Z PORTALU
3.1. Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Portalu (w tym adres IP lub inne
identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych
podobnych technologii), przetwarzane są przez Administratora:
3.1.1.w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom
treści gromadzonych w Portalu – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest
niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) a w zakresie
danych podanych fakultatywnie – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust.
1 lit. a RODO);;
2/6
3.1.2.w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest
prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający
na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy
stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
3.1.3.w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami
– podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art.
6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
3.2. Aktywność Użytkownika w Portalu, w tym jego dane osobowe, są rejestrowane w logach
systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania
chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które
dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora).
Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych
ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych,
administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego
oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym
zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA
3.3. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej
korespondencji dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w
celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
3.4. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6
ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w
związku z jego działalnością gospodarczą.
3.5. Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy
korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający
bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana
jedynie osobom upoważnionym.
KONTAKT TELEFONICZNY
3.6. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną Administrator może
żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi
sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie
uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności
rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością
gospodarczą.
3/6
REJESTRACJA NA WYDARZENIE PRZEZ FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY
3.7. Osoby, które dokonują rejestracji uczestnictwa, proszone są o podanie danych niezbędnych
do utworzenia i obsługi konta. Podanie danych jest wymagane w celu założenia i obsługi
konta a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta.
3.8. Dane osobowe są przetwarzane:
3.8.1. w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w Portalu
– podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania
umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3.8.2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest
prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający
na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Portalu i sposobu korzystania
z konta, a także preferencji Użytkowników w celu poprawy stosowanych
funkcjonalności;
3.8.3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed
roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes
Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
4.1. Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników w celu realizowania działań
marketingowych, które polegają na wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych,
które nie są dostosowane do jego preferencji (reklama kontekstowa). Przetwarzanie Danych
osobowych odbywa się wówczas w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu
Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5.1. Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika przeglądającego
Portal. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej
– np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Portalu i dokonywanych przez
niego czynności.
5.2. Administrator wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania
Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług.
W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi
analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub
uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu
końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym
celu obejmują:plików cookies: „sesyjne” (session cookies, session storage)oraz „stałe”
(persistent cookies, local storage).
Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu
końcowym Użytkownika do czasu wygaśnięcia sesji (np. opuszczenia Strony Internetowej,
usunięcia ich przez Użytkownika, lub wyłączenia oprogramowania). „Stałe” pliki cookies
4/6
przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w
parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika
6.1. Wykorzystanie plików cookies w celu zbierania za ich pośrednictwem danych, w tym
uzyskania dostępu do danych zapisanych na urządzeniu Użytkownika, wymaga uzyskania
zgody Użytkownika. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana.
6.2. Zezwolenie nie jest wymagane jedynie w przypadku plików cookies, których stosowanie jest
niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej (transmisja danych w celu
wyświetlenia treści).
6.3. Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookies możliwe jest za pośrednictwem ustawień
przeglądarki.
7.1. Dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi do czasu wycofania wyrażonej zgody
lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy
podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
7.2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest
niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed
roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać
tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane
lub anonimizowane.
8.1. Użytkownikom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
8.1.1. Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – informacji o
przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach
prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane
osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
8.1.2. Prawo uzyskania kopii danych
8.1.3. Prawo do sprostowania – Użytkownicy mogą zażądać poprawienia swoich danych
osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także do uzupełnienia niekompletnych
danych. Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia
danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z
celów, dla których zostały zebrane;
8.1.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – Użytkownicy mogą żądać zaprzestania
dokonywania operacji na danych osobowych do czasu ustania przyczyny
ograniczenia przetwarzania danych.
5/6
8.1.5. Prawo do przenoszenia danych – gdy przetwarzamy dane osobowe w sposób
zautomatyzowany, na podstawie zgody lub zawartej umowy Użytkownicy mają
prawo otrzymać kopię swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie
używanym i możliwym do odczytania formacie. Kopia ta może zostać przesłana do
Użytkownika lub do innego podmiotu. Dotyczy to wyłącznie danych osobowych, które
zostały nam przekazane.
8.1.6. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba,
której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych
osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego
sprzeciwu. Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba,
której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych
osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów
analitycznych lub statystycznych, ). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać
uzasadnienie oraz podlega ocenie Administratora;
8.1.7. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej
zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie
wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
8.1.8. Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych
narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych,
osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych. ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8.2. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
8.2.1. Drogą e-mailową na adres: kontakt@mimesis.com.pl
8.2.2. Odpowiedź na zgłoszenia zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje o
przyczynach takiego przedłużenia.
8.2.3. Odpowiedź będzie udzielana na za pośrednictwem wskazanego przez Użytkownika
kanału komunikacji: listownie lub na adres e-mail z którego przesłano wniosek.
9.1. W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom,
w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów
informatycznych, agencji marketingowej.
9.2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących
Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia
takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie
z przepisami obowiązującego prawa.
10.1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail kontakt@mimesis.com.pl.
6/6
11.1. Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe
przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim,
że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to
niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by
wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez
uprawnionych pracowników i współpracowników.
11.2. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne
podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków
bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie
Administratora.
12.1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
12.2. Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 20.12.2023r.